Odpovídejte na příchozí e-maily během několika sekund — ne hodin. Tento pracovní postup využívá AI agenta k odfiltrování šumu (newslettery, spam, automatické odpovědi) a k vytvoření personalizované odpovědi na skutečné zprávy, kterou poté odešle jako odpověď ve vláknu v rámci původní konverzace.
Jak funguje vláknování e-mailů
Každý e-mail obsahuje skrytou hlavičku Message-ID — jedinečný identifikátor přiřazený poštovním serverem odesílatele. Když odpovíte na e-mail, váš poštovní klient nastaví hlavičku In-Reply-To, která odkazuje na tento otisk. Takto Gmail, Outlook a další klienti seskupují zprávy do vláken.
V Twenty je tento otisk uložen jako headerMessageId na objektu Message. Váš pracovní postup jej vezme a předá do pole In-Reply-To akce Odeslat e-mail.
Sestavení pracovního postupu
Krok 1: Vytvořte nový pracovní postup
Přejděte do Nastavení -> Pracovní postupy a klikněte na + Nový pracovní postup.
Krok 2: Spouštění při příchozích zprávách
Vyberte Když je vytvořen záznam a zvolte Zprávy.
Pokaždé, když do Twenty dorazí e-mail, toto se spustí.
Krok 3: Vyhledejte, kdo to poslal
Přidejte akci Vyhledat záznamy.
Adresa odesílatele není přímo v samotné zprávě — je v souvisejícím záznamu Message Participant.
| Pole | Hodnota |
|---|
| Objekt | Účastníci zprávy |
| Filtr | Zpráva je {{trigger.id}} |
| Filtr | Role je From |
| Limit | 1 |
handle a jeho jméno v displayName.
Krok 4: Třídění pomocí AI a návrh odpovědi
Přidejte akci AI Agent. Tento jediný krok dělá dvě věci: rozhodne, zda si e-mail zaslouží odpověď, a pokud ano, napíše ji.
Použijte prompt například takto:
You are an email triage assistant for a sales team. Read the following
inbound email and decide if it deserves a reply.
Subject: {{trigger.subject}}
Body: {{trigger.text}}
From: {{Find Sender.first.displayName}} ({{Find Sender.first.handle}})
If this email is spam, a newsletter, an automated notification, or
otherwise does not need a human reply, respond with exactly: SKIP
Otherwise, write a short, professional reply (3-4 sentences max) that:
- Acknowledges their specific message
- Lets them know someone from the team will follow up shortly
- Is warm but not overly casual
Respond with only the reply text, no subject line or greeting prefix.
response, na které mohou navazující kroky odkazovat.
Krok 5: Rozvětvěte podle rozhodnutí AI
Přidejte akci If/Else k ověření, zda se AI rozhodla odpovědět, nebo přeskočit.
| Pole | Hodnota |
|---|
| Podmínka | AI Agent response neobsahuje SKIP |
| If true | Pokračovat na Odeslat e-mail |
| Else | Nedělat nic (pracovní postup končí) |
Krok 6: Odeslat odpověď ve vlákně
Přidejte akci Odeslat e-mail ve větvi “if true”. Klikněte na Pokročilé možnosti a poté na Přidat In-Reply-To.
| Pole | Hodnota |
|---|
| Komu | {{Find Sender.first.handle}} |
| Předmět | Re: {{trigger.subject}} |
| Text zprávy | {{AI Triage & Draft Reply.response}} |
| In-Reply-To | {{trigger.headerMessageId}} |
In-Reply-To očekává ze spouštěče message.headerMessageId — jde o jedinečný otisk e-mailu, nikoli adresu příjemce. Pokud jej necháte prázdné, e-mail se i tak odešle, jen jako samostatná zpráva.
Gmail používá předmět k seskupování zpráv do vláken. Předmět musí začínat Re: (včetně dvojtečky a mezery), aby Gmail zobrazil odpověď v rámci původního vlákna. Bez toho se odpověď zobrazí jako samostatná konverzace — i když je hlavička In-Reply-To nastavena správně.
Krok 7: Otestujte a aktivujte
Klikněte na Test, poté zkontrolujte svého e-mailového klienta. Odpověď by se měla zobrazit vnořená pod původní zprávou.
Aktivujte, až s tím budete spokojeni.
Nápady k rozšíření
- Odpovídat pouze VIP — přidejte větev, která zkontroluje doménu odesílatele nebo zda existuje jako Kontakt v Twenty
- Směrovat podle záměru — použijte samostatné prompty pro AI Agenta k odlišnému zpracování obchodních dotazů oproti požadavkům na podporu
- Obohaťte před odpovědí — přidejte krok Vyhledat záznamy, který do promptu AI načte společnost odesílatele nebo historii obchodů pro osobnější odpovědi
