Gelen e-postalara saatler değil, saniyeler içinde yanıt verin. Bu iş akışı, gereksiz iletileri (bültenler, spam, otomatik yanıtlar) ayıklamak ve gerçek iletiler için kişiselleştirilmiş bir yanıt taslağı oluşturmak üzere bir YZ aracısı kullanır; ardından bunu orijinal konuşmadaki ileti dizisinde bir yanıt olarak gönderir.
E-posta İleti Dizisi Nasıl Çalışır
Her e-posta, göndericinin posta sunucusu tarafından atanan benzersiz bir parmak izi olan gizli bir Message-ID üstbilgisi taşır. Bir e-postayı yanıtladığınızda, posta istemciniz o parmak izine referans veren bir In-Reply-To başlığı ayarlar. Gmail, Outlook ve diğer tüm istemciler iletileri bu şekilde ileti dizilerine gruplandırır.
Twenty’de, bu parmak izi Message nesnesinde headerMessageId olarak saklanır. İş akışınız bunu alır ve E-posta Gönder eyleminin In-Reply-To alanına aktarır.
İş akışını oluşturma
Adım 1: Yeni bir İş Akışı oluşturun
Ayarlar -> İş Akışları bölümüne gidin ve + Yeni İş Akışı’na tıklayın.
Adım 2: Gelen iletilerde tetikleyin
When a Record is Created seçeneğini seçin ve Messages’ı seçin.
Her e-posta Twenty’ye ulaştığında bu tetiklenir.
Adım 3: Kimin gönderdiğini bulun
Bir Kayıtları Ara eylemi ekleyin.
Gönderenin adresi iletinin üzerinde değil — ilgili Message Participant kaydında.
| Alan | Değer |
|---|
| Nesne | Mesaj Katılımcıları |
| Filtre | Message is {{trigger.id}} |
| Filtre | Role is From |
| Sınır | 1 |
handle içinde ve adını displayName içinde verir.
Adım 4: Yapay zekâ triyajı ve yanıt taslağı
Bir AI Agent eylemi ekleyin. Bu tek adım iki şey yapar: e-postanın yanıtı hak edip etmediğine karar verir ve eğer ediyorsa bir yanıt yazar.
Şuna benzer bir istem kullanın:
You are an email triage assistant for a sales team. Read the following
inbound email and decide if it deserves a reply.
Subject: {{trigger.subject}}
Body: {{trigger.text}}
From: {{Find Sender.first.displayName}} ({{Find Sender.first.handle}})
If this email is spam, a newsletter, an automated notification, or
otherwise does not need a human reply, respond with exactly: SKIP
Otherwise, write a short, professional reply (3-4 sentences max) that:
- Acknowledges their specific message
- Lets them know someone from the team will follow up shortly
- Is warm but not overly casual
Respond with only the reply text, no subject line or greeting prefix.
response alanına yazar.
Adım 5: Yapay zekâ kararına göre dallandırın
Yapay zekânın yanıtlamaya mı yoksa atlamaya mı karar verdiğini kontrol etmek için bir If/Else eylemi ekleyin.
| Alan | Değer |
|---|
| Koşul | AI Agent response does not contain SKIP |
| If true | E-posta Gönder adımına devam edin |
| Else | Hiçbir şey yapmayın (iş akışı sona erer) |
Adım 6: İleti dizisine bağlı bir yanıt gönderin
“if true” dalına bir E-posta Gönder eylemi ekleyin. Advanced options’a tıklayın, ardından Add In-Reply-To.
| Alan | Değer |
|---|
| Kime | {{Find Sender.first.handle}} |
| Konu | Re: {{trigger.subject}} |
| Gövde | {{AI Triage & Draft Reply.response}} |
| In-Reply-To | {{trigger.headerMessageId}} |
In-Reply-To, tetikleyiciden bir message.headerMessageId bekler — bu bir alıcı adresi değil, e-postanın benzersiz parmak izidir. Bunu boş bırakırsanız e-posta yine de gönderilir, yalnızca bağımsız bir ileti olarak.
Gmail, iletileri diziler halinde gruplamak için konu satırını kullanır. Gmail’in yanıtı özgün dizinin içinde göstermesi için konu mutlaka Re: ile başlamalıdır (iki nokta ve boşluk dahil). Bu olmadan, In-Reply-To başlığı doğru ayarlanmış olsa bile yanıt ayrı bir konuşma olarak görünür.
Adım 7: Test Edin ve Etkinleştirin
Test’e basın, ardından e-posta istemcinizi kontrol edin. Yanıt, özgün iletinin altında dizili olarak görünmelidir.
İçinize sindiğinde etkinleştirin.
Geliştirmek için fikirler
- Yalnızca VIP’lere yanıt verin — gönderenin alan adını veya Twenty’de bir Contact olarak bulunup bulunmadığını kontrol eden bir dal ekleyin
- Niyete göre yönlendirin — satış sorgularını destek taleplerinden farklı şekilde ele almak için ayrı AI Agent istemleri kullanın
- Yanıtlamadan önce zenginleştirin — daha kişiselleştirilmiş yanıtlar için gönderenin şirketini veya anlaşma geçmişini AI istemine çekmek üzere bir Search Records adımı ekleyin
