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Überblick

Exportieren Sie die Daten Ihres Arbeitsbereichs als CSV für Backups, Berichte oder Migrationen. Anwendungsfälle:
  • Regelmäßige Backups — behalten Sie Kopien Ihrer Daten
  • Externe Berichterstattung — analysieren Sie Daten in Excel, Google Sheets oder BI-Tools
  • Migration — übertragen Sie Daten in ein anderes System
  • Massenaktualisierungen — exportieren, bearbeiten und erneut importieren, um Datensätze zu aktualisieren

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Was Sie wissen müssen

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Exportbeschränkungen

  • Maximal 20.000 Datensätze pro Export
  • Nur sichtbare Spalten werden exportiert
  • Nur gefilterte Datensätze werden exportiert (basierend auf Ihrer aktuellen Ansicht)
Für größere Exporte (mehr als 20.000 Datensätze) verwenden Sie Filter, um stapelweise zu exportieren, oder nutzen Sie die API.

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Berechtigungen

Sie benötigen die Berechtigung “Export CSV”, um Daten zu exportieren. Kontaktieren Sie Ihren Workspace-Admin, wenn Sie diese Option nicht haben.

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Schritt 1: Zum Objekt navigieren

Gehen Sie zu dem Objekt, das Sie exportieren möchten:
  • People — für Kontakte
  • Companies — für Organisationen
  • Opportunities — für Deals
  • Benutzerdefinierte Objekte — jedes Objekt, das Sie erstellt haben

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Schritt 2: Ansicht konfigurieren

Wichtig: Der Export enthält nur das, was in Ihrer aktuellen Ansicht sichtbar ist.

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Spalten hinzufügen/entfernen

  1. Klicken Sie auf Optionen → Felder (oder auf das + am Ende der Spalten)
  2. Wählen Sie die Felder aus, die Sie exportieren möchten
  3. Deaktivieren Sie Felder, die Sie nicht benötigen

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Datensätze filtern (optional)

Wenn Sie nur einen Teil der Daten benötigen:
  1. Klicken Sie auf Filter
  2. Fügen Sie Filterbedingungen hinzu (z. B. “Erstellungsdatum > 1. Januar 2024”)
  3. Es werden nur übereinstimmende Datensätze exportiert

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Datensätze sortieren (optional)

  1. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um zu sortieren
  2. Der Export übernimmt Ihre Sortierreihenfolge
Erstellen Sie eine dedizierte Exportansicht. Speichern Sie eine Ansicht, die speziell für Exporte konfiguriert ist, damit Sie sie nicht jedes Mal neu konfigurieren müssen.

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Schritt 3: Daten exportieren

  1. Klicken Sie auf das Symbol ⋮ oben rechts in der Tabelle
  2. Wählen Sie Ansicht exportieren
  3. Wählen Sie den Speicherort für die CSV-Datei
  4. Warten Sie, bis der Download abgeschlossen ist

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Was exportiert wird

EnthaltenNicht enthalten
Alle sichtbaren SpaltenAusgeblendete Spalten
Datensätze, die den aktuellen Filtern entsprechenHerausgefilterte Datensätze
Benutzerdefinierte FeldwerteFelder, die nicht in der Ansicht sind
Datensatz-IDsDateianhänge
Beziehungs-IDsBilder

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Relationsfelder

Beziehungs-IDs werden nur auf der “Many”-Seite einer Beziehung exportiert:
  • People-Export enthält eine companyId-Spalte (Beziehung People → Company)
  • Companies-Export enthält NICHT peopleIds (Companies ist die “One”-Seite)
Das bedeutet, Sie können den People-Export zum Re-Import verwenden und die Verknüpfung zur Company beibehalten, müssen jedoch People nach Companies erneut importieren, um die Beziehungen wiederherzustellen.

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Exportieren für bestimmte Zwecke

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Für Backups

  1. Erstellen Sie eine Ansicht, in der alle Felder sichtbar sind
  2. Entfernen Sie alle Filter, um alle Datensätze einzubeziehen
  3. Exportieren Sie jeden Objekttyp separat
  4. Speichern Sie Exporte an einem sicheren Ort
  5. Richten Sie eine wiederkehrende Erinnerung ein (wöchentlich/monatlich)

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Für externe Berichterstattung

  1. Nehmen Sie nur die Felder auf, die Sie für die Analyse benötigen
  2. Wenden Sie Filter an, um sich auf relevante Daten zu konzentrieren
  3. Erwägen Sie, nach dem Feld zu sortieren, das Sie analysieren werden

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Für Massenaktualisierungen

  1. Exportieren Sie die Datensätze, die Sie aktualisieren möchten
  2. Fügen Sie den eindeutigen Bezeichner ein (email, domain oder id)
  3. Bearbeiten Sie die exportierte Datei
  4. Erneut importieren, um Datensätze zu aktualisieren Siehe: So aktualisieren Sie vorhandene Datensätze

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Für Migration

Wenn Sie zum Zweck der Migration in ein anderes System exportieren:
  1. Exportieren Sie jedes Objekt separat — People, Companies, Opportunities usw.
  2. ID-Felder einbeziehen — diese helfen, Beziehungen beizubehalten
  3. Feldzuordnungen dokumentieren — notieren Sie, wie Twenty-Felder Ihrem Zielsystem zugeordnet werden

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Umgang mit großen Datensätzen (mehr als 20.000 Datensätze)

Das Exportlimit beträgt 20.000 Datensätze. Für größere Datensätze:

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Option 1: Stapelweiser Export

  1. Fügen Sie einen Filter hinzu (z. B. “Erstellungsdatum”-Bereiche)
  2. Exportieren Sie den ersten Stapel
  3. Ändern Sie den Filter
  4. Exportieren Sie den nächsten Stapel
  5. Kombinieren Sie die Dateien in Ihrer Tabellenkalkulation
Beispielfilter für die Stapelverarbeitung:
  • Nach Datumsbereich (Januar, Februar, März …)
  • Nach Eigentümer/in (Teammitglied A, Teammitglied B …)
  • Nach Status (Aktiv, Inaktiv …)

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Option 2: Verwenden Sie die API

Die API hat kein Datensatzlimit:
  1. Holen Sie sich Ihren API-Schlüssel unter Einstellungen → Entwickler
  2. Verwenden Sie die GraphQL-API, um Datensätze abzufragen
  3. Verarbeiten Sie die Ergebnisse in Ihrer Anwendung
Siehe: API-Dokumentation

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Tipps und Best Practices

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Exportansichten erstellen

Speichern Sie Ansichten, die speziell für Exporte konfiguriert sind:
  1. Konfigurieren Sie Spalten und Filter
  2. Klicken Sie auf Ansichtsoptionen → Als neue Ansicht speichern
  3. Benennen Sie sie “Export - [Zweck]“

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Sichern Sie Ihre Exporte

Exportierte Dateien können sensible Daten enthalten:
  • Speichern Sie sie an sicheren Orten
  • Löschen Sie alte Exporte, wenn sie nicht mehr benötigt werden
  • Seien Sie vorsichtig beim Teilen von Exportdateien

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Vor dem Export prüfen

Die richtigen Spalten sind sichtbar
Filter sind korrekt gesetzt (oder für den Vollexport entfernt)
Sie haben eine Exportberechtigung

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FAQ

Es werden nur sichtbare Spalten exportiert. Fügen Sie die benötigten Spalten vor dem Export über Optionen → Felder hinzu.
Überprüfen Sie Ihre Filter. Der Export enthält nur Datensätze, die Ihren aktuellen Ansichtsfiltern entsprechen. Entfernen Sie Filter, um alle Datensätze zu exportieren.
Nicht in einem einzigen Export. Verwenden Sie Filter, um stapelweise zu exportieren, oder nutzen Sie die API für größere Datensätze.
CSV (durch Kommas getrennte Werte). Lässt sich in Excel, Google Sheets oder jeder Tabellenkalkulationsanwendung öffnen.
Ja, aber nur auf der “Many”-Seite von Beziehungen. Beispielsweise enthält ein People-Export companyId, ein Companies-Export enthält jedoch keine People-IDs.
Nicht direkt über die UI. Verwenden Sie die API, um automatisierte Export-Workflows zu erstellen.

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Nächste Schritte