أتمتة إدارة البيانات
التمييز التلقائي للبريد الإلكتروني الشخصي
المشكلة: يحتاج فريقك إلى تحديد عناوين البريد الإلكتروني الشخصية مقابل التجارية لتحقيق استهداف وامتثال أفضل. الحل: إنشاء سير عمل يقوم تلقائيًا بتحديث حقل “بريد إلكتروني شخصي” كلما تم إضافة أو تحديث عنوان بريد إلكتروني. التحفيز: يتم تحديث السجل (كائن الأشخاص، حقل البريد الإلكتروني) الإجراءات:- تنفيذ كود لفحص ما إذا كان دومين البريد الإلكتروني يتطابق مع مزودي البريد الشخصي الشائعين (gmail.com، yahoo.com، إلخ)
- تحديث السجل لتعيين علامة “بريد إلكتروني شخصي”
تعيين القادة - نظام متناوب
المشكلة: يجب توزيع القادة الجدد بشكل عادل عبر فريق المبيعات لضمان توازن في أعباء العمل. الحل: تعيين القادة الجدد تلقائيًا لممثلي المبيعات باستخدام نظام متناوب. التحفيز: يتم إنشاء سجل (كائن الأشخاص) الإجراءات:- البحث عن السجلات للعثور على الممثل الأخير الذي تم تعيينه
- تنفيذ كود لتحديد الممثل التالي في التناوب
- تحديث السجل لتعيين القائد للممثل المحدد
- إرسال بريد إلكتروني لإخطار الممثل المعين
تعيين القادة - بناءً على الأراضي
المشكلة: يجب تعيين القادة بناءً على المناطق الجغرافية أو خصائص الشركة. الحل: توجيه القادة إلى ممثل المبيعات المناسب بناءً على الموقع، حجم الشركة، أو الصناعة. التحفيز: يتم إنشاء السجل (كائنات الأشخاص أو الشركات) الإجراءات:- تنفيذ كود لتحديد الأراضي بناءً على قواعد الموقع/الصناعة
- البحث عن السجلات للعثور على مالك الأراضي
- تحديث السجل لتعيين القائد
- إنشاء سجل لمهمة المتابعة
أتمتة عمليات البيع
إدارة مراحل الفرص - مغلقة فوز
المشكلة: عند إغلاق الصفقات، هناك حاجة لتحديثات يدوية متعددة عبر السجلات المختلفة وأعضاء الفريق. الحل: معالجة جميع الأنشطة بعد الفوز تلقائيًا عندما تنتقل الفرصة إلى “مغلقة الفوز”. التحفيز: يتم تحديث السجل (كائن الفرص، الحقل المرحلة = “مغلقة فوز”) الإجراءات:- تحديث السجل لتغيير نوع الشركة من “محتمل” إلى “عميل”
- إنشاء سجل لمهام الإعداد الموكلة إلى مدير الحسابات
- إرسال بريد إلكتروني إلى فريق نجاح العملاء
- إرسال طلب HTTP لتحديث نظام الفوترة الخارجي
إدارة مراحل الفرص - مغلقة خسارة التجديد
المشكلة: عند ضياع فرص التجديد، يجب تحديث حالة العميل لإدارة الحساب بشكل صحيح. الحل: تحديث حالة العميل تلقائيًا عندما تضيع صفقات التجديد. التحفيز: يتم تحديث السجل (كائن الفرص، المرحلة = “مغلقة خسارة” والنوع = “تجديد”) الإجراءات:- تحديث السجل لتغيير نوع الشركة من “عميل” إلى “عميل فقدان”
- إنشاء سجل لمهمة تحليل الفقدان
- إرسال تنبيه بالبريد الإلكتروني إلى مدير نجاح العملاء
- تحديث السجل لإضافة تاريخ الفقدان والسبب
تنبيهات عن الفرص المتأخرة
المشكلة: الفرص تجلس بدون تحديثات، مما يتسبب في برودة الصفقات وتصبح التنبؤات غير موثوقة. الحل: إرسال تنبيهات تلقائية عند عدم تحديث الفرص مؤخرًا. التحفيز: وفقًا للجدول (يوميًا) الإجراءات:- البحث عن السجلات للفرص التي لم يتم تحديثها منذ عدد أيام محددة
- تنفيذ كود لتنسيق رسالة التنبيه بتفاصيل الفرصة
- إرسال بريد إلكتروني لمالك الفرصة والمدير
- إنشاء سجل لمهمة المتابعة إذا لم يكن هناك استجابة
أتمتة الإنتاجية
ملخص المهام الأسبوعي
المشكلة: يفقد أعضاء الفريق مسار المهام والمواعيد النهائية القادمة. الحل: إرسال تذكيرات بالبريد الإلكتروني تلقائيًا أسبوعيًّا تحتوي على ملخصات المهام. التحفيز: وفقًا للجدول (كل يوم اثنين في الساعة 8 صباحًا) الإجراءات:- البحث عن السجلات للمهام المستحقة هذا الأسبوع لكل صاحب مهمة
- تنفيذ كود لتنسيق قائمة المهام حسب الشخص
- إرسال بريد إلكتروني لكل عضو في الفريق بملخص مهامه
- إرسال بريد إلكتروني للمديرين بنظرة عامة على الفريق
أتمتة متابعة الاجتماعات
المشكلة: يتم نسيان أو تأخير عناصر العمل الهامة من الاجتماعات. الحل: إنشاء مهام المتابعة تلقائيًا عند جدولة أو إتمام الاجتماعات. التحفيز: يتم إنشاء سجل (كائن الأنشطة، النوع = “اجتماع”) الإجراءات:- إنشاء سجل لمهمة التحضير قبل الاجتماع
- إنشاء سجل لمهمة المتابعة بعد الاجتماع
- إرسال بريد إلكتروني تذكيري للحاضرين
- تحديث السجل لربط المهام بالاجتماع
تزامن الحقول بين الكائنات المختلفة
المشكلة: تحتاج الوصول إلى المعلومات من السجلات ذات الصلة بكل سهولة (مثل بريد الاتصال الرئيسي على سجل الفرصة). الحل: مزامنة الحقول بين الكائنات ذات الصلة تلقائيًا حتى تتوفر الحقول المدمجة. التحفيز: يتم تحديث السجل (كائن الفرص، حقل نقطة الاتصال) الإجراءات:- البحث عن السجلات للعثور على تفاصيل الشخص المرتبط
- تحديث السجل لنسخ عنوان البريد الإلكتروني إلى الفرصة
- تحديث السجل لنسخ رقم الهاتف إلى الفرصة
- تحديث السجل لنسخ معلومات الشركة
التحقق من البيانات وتنظيفها
توحيد تنسيق أرقام الهواتف
المشكلة: يتم إدخال أرقام الهواتف بتنسيقات مختلفة، مما يجعل من الصعب استخدامها للمكالمات أو الرسائل. الحل: تنسيق أرقام الهواتف تلقائيًا إلى تنسيق قياسي عند إدخالها. التحفيز: يتم تحديث السجل (كائن الأشخاص، حقل الهاتف) الإجراءات:- تنفيذ كود لتحليل وتنسيق رقم الهاتف
- تحديث السجل بالتنسيق القياسي للهاتف
- تحديث السجل لإضافة رمز الدولة إذا كان مفقودًا