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Automatisch ein PDF generieren oder abrufen und an einen Datensatz in Twenty anhängen. Dies wird häufig verwendet, um Angebote, Rechnungen oder Berichte zu erstellen, die mit Companies, Opportunities oder anderen Objekten verknüpft sind.

Übersicht

Dieser Workflow verwendet einen Manuellen Auslöser, damit Benutzer bei Bedarf für jeden ausgewählten Datensatz ein PDF generieren können. Eine Logikfunktion übernimmt:
  1. Das Herunterladen des PDFs von einer URL (von einem PDF-Generierungsdienst)
  2. Das Hochladen der Datei in Twenty
  3. Das Erstellen eines Anhangs, der mit dem Datensatz verknüpft ist

Voraussetzungen

Bevor Sie den Workflow einrichten:
  1. API-Schlüssel erstellen: Gehen Sie zu Einstellungen → APIs und erstellen Sie einen neuen API-Schlüssel. Sie benötigen dieses Token für die Logikfunktion.
  2. Richten Sie einen PDF-Generierungsdienst ein (optional): Wenn Sie PDFs dynamisch generieren möchten (z. B. Angebote), verwenden Sie einen Dienst wie Carbone, PDFMonkey oder DocuSeal, um das PDF zu erstellen und eine Download-URL zu erhalten.

Schritt-für-Schritt-Einrichtung

Schritt 1: Trigger konfigurieren

  1. Gehen Sie zu Workflows und erstellen Sie einen neuen Workflow
  2. Wählen Sie Manueller Auslöser
  3. Wählen Sie das Objekt aus, dem Sie PDFs anhängen möchten (z. B. Company oder Opportunity)
Mit einem manuellen Auslöser können Benutzer diesen Workflow über eine Schaltfläche ausführen, die oben rechts erscheint, sobald ein Datensatz ausgewählt ist, um ein PDF zu generieren und anzuhängen.

Schritt 2: Logikfunktion hinzufügen

  1. Fügen Sie eine Code-Aktion (Logikfunktion) hinzu
  2. Erstellen Sie eine neue Funktion mit dem folgenden Code
  3. Konfigurieren Sie die Eingabeparameter

Eingabeparameter

ParameterWert
companyId{{trigger.object.id}}
Wenn Sie an ein anderes Objekt anhängen (Person, Opportunity usw.), benennen Sie den Parameter entsprechend um (z. B. personId, opportunityId) und aktualisieren Sie die Logikfunktion.

Code der Logikfunktion

Schritt 3: An Ihren Anwendungsfall anpassen

An ein anderes Objekt anhängen

Ersetzen Sie targetCompanyId durch das entsprechende Feld:
ObjektFeldname
UnternehmentargetCompanyId
PersontargetPersonId
OpportunitytargetOpportunityId
Benutzerdefiniertes ObjekttargetYourCustomObjectId
Aktualisieren Sie sowohl den Funktionsparameter als auch das Objekt variables.data in der Attachment-Mutation.

So verwenden Sie eine dynamische PDF-URL

Wenn Sie einen PDF-Generierungsdienst verwenden, können Sie:
  1. Führen Sie zuerst eine HTTP-Request-Aktion aus, um das PDF zu generieren
  2. Übergeben Sie die zurückgegebene PDF-URL als Parameter an die Logikfunktion

Schritt 4: Testen und aktivieren

  1. Speichern Sie den Workflow
  2. Navigieren Sie zu einem Company-Datensatz
  3. Klicken Sie auf das -Menü und wählen Sie Ihren Workflow aus
  4. Überprüfen Sie im Datensatz den Bereich Attachments, um zu verifizieren, dass das PDF angehängt wurde
  5. Aktivieren Sie den Workflow

Kombination mit PDF-Generierungsdiensten

Zum Erstellen dynamischer Angebote oder Rechnungen:

Beispiel: Angebot generieren → PDF anhängen

SchrittAktionZweck
1Manueller Auslöser (Company)Benutzer initiiert am Datensatz
2Datensatz suchenOpportunity- oder Positionsdetails abrufen
3HTTP-AnfragePDF-Generierungs-API mit Datensatzdaten aufrufen
4Serverlose FunktionDas generierte PDF herunterladen und anhängen

Beliebte PDF-Generierungsdienste

  • Carbone – Vorlagenbasierte Dokumentenerstellung
  • PDFMonkey – Dynamische PDF-Erstellung aus Vorlagen
  • DocuSeal – Plattform für Dokumentenautomatisierung
  • Documint – API-first-Dokumentenerstellung
Jeder Dienst stellt eine API bereit, die eine PDF-URL zurückgibt, die Sie anschließend an die Logikfunktion übergeben können.

Fehlerbehebung

ProblemLösung
”PDF konnte nicht heruntergeladen werden”Prüfen Sie, ob die PDF-URL erreichbar ist und ein gültiges PDF zurückgibt
”Upload fehlgeschlagen”Stellen Sie sicher, dass Ihr API-Schlüssel gültig ist und Schreibberechtigungen hat
”Anhangserstellung fehlgeschlagen”Stellen Sie sicher, dass der Feldname der Objekt-ID mit Ihrem Zielobjekt übereinstimmt

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