Workflow-Aktionen

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Über Aktionen

Aktionen definieren, was nach dem Auslösen passiert. Sie können mehrere Aktionen verketten, um komplexe Automatisierungen zu erstellen.

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Datensatz-Aktionen

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Einen Datensatz erstellen

Fügt einem ausgewählten Objekt einen neuen Datensatz hinzu. Konfiguration:

• Wählen Sie das Zielobjekt aus
• Füllen Sie die erforderlichen und optionalen Felder aus
• Verwenden Sie Daten aus vorherigen Schritten oder geben Sie Werte manuell ein, um Felder auszufüllen

Ausgabe: Die neu erstellten Datensatzdaten stehen in nachfolgenden Schritten zur Verfügung.

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Datensatz aktualisieren

Ändert einen bestehenden Datensatz in einem ausgewählten Objekt. Konfiguration:

• Wählen Sie das Zielobjekt aus
• Wählen Sie den spezifischen Datensatz zum Aktualisieren aus.
  • Sie können entweder einen festen Datensatz auswählen, indem Sie das Dropdown-Menü verwenden, das alle verfügbaren Datensätze anzeigt.
  • Oder Sie lassen den Datensatz dynamisch auswählen, indem Sie einen in einem vorherigen Schritt gefundenen Datensatz über (x+) angeben. In diesem Schritt können Sie den Datensatz nicht anhand verschiedener Kriterien suchen. Wenn Sie den Datensatz noch nicht identifiziert haben, fügen Sie vor diesem Schritt Update Record einen Schritt Search Record hinzu.
• Wählen Sie zu ändernde Felder aus und geben Sie neue Werte ein

Ausgabe: Die aktualisierten Datensatzdaten stehen in nachfolgenden Schritten zur Verfügung.

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Datensatz löschen

Entfernt einen Datensatz aus einem ausgewählten Objekt. Konfiguration:

• Wählen Sie das Zielobjekt aus
• Wählen Sie den spezifischen Datensatz zum Löschen aus

Ausgabe: Die gelöschten Datensatzdaten stehen in nachfolgenden Schritten zur Verfügung.

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Datensätze durchsuchen

Findet Datensätze innerhalb eines ausgewählten Objekts mittels Filterkonditionen. Konfiguration:

• Wählen Sie das Objekt aus, das Sie durchsuchen möchten.
• Legen Sie Filterkriterien fest, um Ergebnisse einzugrenzen.
• Konfigurieren Sie Sortierung und Begrenzungen.

Ausgabe: Gibt passende Datensätze zurück, die in nachfolgenden Schritten verwendet werden können. Best Practice: Verwenden Sie Verzweigungen nach dem Durchsuchen von Datensätzen, um “gefunden” vs “nicht gefunden” Szenarien zu behandeln.

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Datensatz einfügen oder aktualisieren

Erstellt einen neuen Datensatz oder aktualisiert einen vorhandenen anhand von Übereinstimmungskriterien. Das ist hilfreich, wenn Sie nicht sicher sind, ob ein Datensatz bereits vorhanden ist. Konfiguration:

• Wählen Sie das Zielobjekt aus
• Beachten Sie, welche Felder für den Abgleich verwendet werden können: E-Mail für Personen, Domain für Unternehmen, ID für beliebige Objekte oder jedes Feld, das als eindeutig markiert ist. Unten müssen Sie mindestens eines davon ausfüllen.
• Füllen Sie die Feldwerte aus. Vergessen Sie nicht, mindestens einen der eindeutigen Bezeichner auszufüllen.

• Verwenden Sie Daten aus vorherigen Schritten, um Felder zu füllen

So funktioniert:

1. Sucht nach einem Datensatz, der Ihren Kriterien entspricht
2. Wenn gefunden → Aktualisiere den vorhandenen Eintrag
3. Wenn nicht gefunden → Erstelle einen neuen Datensatz

Ausgabe: Die erstellten oder aktualisierten Datensatzdaten sind für die Verwendung in folgenden Schritten verfügbar.

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Flow-Aktionen

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Iterator

Schleppt sich durch ein Array von Datensätzen aus einem vorherigen Schritt, so dass du Aktionen auf jedem Datensatz einzeln ausführen kannst. Konfiguration:

• Wählen Sie das Array von Datensätzen aus einem vorherigen Schritt aus (z. B. Ergebnisse aus Search Records, aus einem manuellen Auslöser mit Bulk-Verfügbarkeit, aus einem Code-Node). Wenn ein Code- oder Logikfunktions-Schritt ein Top-Level-Array zurückgibt, wählen Sie die Option Whole list, um über die gesamte Ausgabe zu iterieren.
• Definieren Sie die Aktionen, die für jeden Datensatz in der Schleife ausgeführt werden sollen.

• Zugriff auf Aktuelle Item Felder: Um Felder aus dem aktuell verarbeiteten Datensatz zu verwenden, klicke auf den Iterator Schritt, dann wähle Aktuelles Iterator. Die Liste der verfügbaren Felder aus diesem Datensatz wird angezeigt und kann für die Verwendung in folgenden Aktionen ausgewählt werden. Sie können auch Use the whole item auswählen, um das gesamte aktuelle Element an einen nachgelagerten Schritt zu übergeben.

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Filter

Filtert Datensätze basierend auf bestimmten Bedingungen, so dass nur Datensätze, die die Kriterien erfüllen, durchlaufen können. Konfiguration:

• Datensatz zum filtern auswählen
• Definieren Sie Filterbedingungen und Kriterien
• Konfigurieren Sie, welche Datensätze in nachfolgende Schritte übergehen sollen

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Verzögerung

Behebt Workflow-Ausführung für eine bestimmte Dauer oder bis zu einem bestimmten Datum/Zeitpunkt. Verzögerungstypen: Konfiguration für Dauern:

• Tage, Stunden, Minuten und/oder Sekunden festlegen
• Mehrere Einheiten kombinieren (z. B. 2 Tage und 4 Stunden)

Konfiguration für geplantes Datum:

• Datum und Uhrzeit auswählen
• Kann ein Datumsfeld aus einem vorherigen Schritt referenzieren (z.B. 3 Tage nach einer Besprechung)

Anwendungsfälle:

• Warten Sie 24 Stunden bevor Sie eine Nachfass-E-Mail senden
• Pause bis zum Enddatum einer Gelegenheit
• Aufgaben für Geschäftszeiten planen

Limits & Credits:

• Kein maximales Zeitlimit - Du kannst Verzögerungen von Minuten, Tage, Wochen oder länger einstellen
• 1 Credits verbraucht wenn der Delay Knoten ausgeführt wird, unabhängig von der Dauer
• Kein Guthaben verbraucht während des Wartens - eine 5-minütige Verzögerung kostet dasselbe wie eine 5-tägige Verzögerung

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Kommunikationsaktionen

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E-Mail senden

Sendet eine E-Mail aus Ihrem Workflow. Dies ist ideal für vordefinierte Gruppenmails. E-Mails werden so aussehen, wie sie von Ihrem Postfach gesendet werden. Nicht geeignet für Newsletter (die eine umfassendere Formatierung erfordern) oder für automatisierte E-Mail-Sequenzen. Voraussetzungen: Fügen Sie ein E-Mail-Konto unter Einstellungen → Konten hinzu Konfiguration:

• Wählen Sie das Absender-E-Mail-Konto

Für alle folgenden Schritte können Sie Variablen aus früheren Schritten zur Personalisierung referenzieren.

• E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben.

• Betreffzeile festlegen.
• Nachrichtentext verfassen. Sie können Links formatieren, nummerierte Liste, Aufzählungspunkte erstellen und Anhänge hinzufügen.

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Formular

Fordert während der Workflow-Ausführung ein Formular an, um Benutzereingaben zu sammeln. Die Antworten können dann in folgenden Schritten verwendet werden, um Datensätze zu erstellen, E-Mails zu senden oder jede andere Aktion basierend auf der Eingabe auszuführen. Konfiguration:

• Konfigurieren Sie die Felder, die Benutzer ausfüllen sollen. Für jedes Feld wählen
  • ein Typ unter Text, Nummer, Datum, gegebener Datensatz, ein Auswahlfeld. Wählen Sie Felder aus allen Objekten verfügbar.
  • ein Label
  • ein Standardwert unter Platzhalter (optional)
• Formulartitel bearbeiten

Ausgabe: Formularantworten sind für nachfolgende Schritte verfügbar. Beispiel: Der “Quick Lead”-Workflow ist standardmäßig in allen Arbeitsbereichen verfügbar, die überall im Kommandomenü Cmd + K verfügbar sind. So füllen Sie das Formular aus:

• Löse deinen manuellen Workflow aus dem Kommandomenü Cmd K aus
• Füllen Sie das Formular aus, das im Seitenfenster angezeigt wird, und klicken Sie auf “Absenden”.

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Integrationsaktionen

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Code

Führt benutzerdefiniertes JavaScript in Ihrem Workflow aus. Im Hintergrund wird jede Code-Aktion von ihrer eigenen Logikfunktion unterstützt – einer serverseitigen TypeScript-Funktion, die auf der Twenty-Plattform ausgeführt wird. Wenn Sie eine Code-Aktion hinzufügen, erstellt Twenty eine dedizierte Logikfunktion für diesen Schritt und stellt deren Editor inline bereit, sodass der von Ihnen geschriebene Code zusammen mit dem Workflow gespeichert wird. Konfiguration:

• Greifen Sie auf Variablen aus vorherigen Schritten zu. Sie können die Namen der Variablen dynamisch bearbeiten.

• Schreiben Sie JavaScript-Code im Editor
• Variablen zurückgeben, um sie in nachfolgenden Schritten zu verwenden
• Code direkt im Schritt testen

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Eine Logikfunktion in mehreren Workflows wiederverwenden

Die Inline-Code-Aktion ist ideal für einmalige Logik, aber der darin enthaltene Code gehört zu genau diesem einen Schritt. Wenn Sie dieselbe Logik über mehrere Workflows hinweg teilen oder sie als versionierten Quellcode in einer App pflegen möchten, definieren Sie eine wiederverwendbare Logikfunktion, anstatt Code in jede Code-Aktion zu kopieren und einzufügen. Eine Logikfunktion wird einmal in einer App definiert (mithilfe des SDK-Befehls defineLogicFunction) und durch Hinzufügen von workflowActionTriggerSettings im Workflow-Builder verfügbar gemacht. Sobald Ihre App installiert ist, erscheint diese Funktion als eigene Aktion im Workflow-Builder, neben den eingebauten Aktionen. Wenn Sie sie auswählen, werden die von Ihnen deklarierten Eingabefelder angezeigt (mit Variablen-Auswahl, genau wie bei anderen Aktionen) und Ihr geteilter Code wird ausgeführt – kein Inline-JavaScript erforderlich. Beide laufen auf derselben Logikfunktions-Laufzeit, sodass eine Code-Aktion, die Sie inline prototypisiert haben, später mit minimalen Änderungen in eine wiederverwendbare Logikfunktion überführt werden kann.

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HTTP-Anfrage

Sendet eine Anfrage an eine externe API als Teil Ihres Workflows. Konfiguration:

• Geben Sie die API-Endpunkt-URL ein. Die Verwendung von Parametern aus früheren Schritten ist möglich.
• Wählen Sie die HTTP-Methode aus (GET, POST, PUT, PATCH, DELETE)
• Erforderliche Header und Werte hinzufügen
• Beispielantwort zur Strukturvorschau bereitstellen

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KI-Aktionen

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AI Agent - demnächst

Führt einen KI-Agent innerhalb Ihres Workflows aus, um intelligente Aufgaben auszuführen. Konfiguration:

• Agent: Wähle einen vorhandenen KI-Agent oder verwende den Standardmakler
• Anfrage: Schreibe die Anweisung für den KI-Agent
• Referenzvariablen von vorherigen Schritten in der Promption

Was KI Agenten tun können:

• Daten analysieren und zusammenfassen
• Einträge klassifizieren oder kategorisieren
• Textinhalt generieren
• Entscheidungen auf Basis von Daten treffen
• Interagiere mit deinen CRM-Daten mithilfe von Tools

Ausgabe: Die Antwort des KI-Agenten ist verfügbar für die Verwendung in folgenden Schritten. Wenn der Agent ein strukturiertes Ausgabeschema hat, folgt die Antwort diesem Format.