Senden Sie automatisch E-Mails, wenn bestimmte Ereignisse in Ihrem CRM auftreten—heißen Sie neue Kontakte willkommen, führen Sie Nachfassaktionen bei Verkaufschancen durch oder benachrichtigen Sie Teammitglieder.
Voraussetzungen
Bevor Sie E-Mails aus Workflows senden können:
- Verbinden Sie ein E-Mail-Konto unter Einstellungen → Konten
- Stellen Sie sicher, dass für das Konto Sendeberechtigungen aktiviert sind
Grundlegender E-Mail-Workflow
Beispiel: Willkommens-E-Mail für neue Kontakte
Ziel: Senden Sie eine Willkommens-E-Mail, wenn eine neue Person zum CRM hinzugefügt wird.
Einrichtung:
-
Workflow erstellen: Gehen Sie zu Einstellungen → Workflows und klicken Sie auf + Neuer Workflow
-
Auslöser hinzufügen: Wählen Sie Datensatz wird erstellt → Personen
-
Aktion “E-Mail senden” hinzufügen:
- Klicken Sie auf +, um eine Aktion hinzuzufügen
- Wählen Sie E-Mail senden
- Konfigurieren Sie die E-Mail:
| Feld | Wert |
|---|
| An | {{trigger.object.email}} |
| Betreff | Willkommen bei {{Your Company Name}} |
| Inhalt | Hi {{trigger.object.firstName}}, ... |
- Testen und aktivieren: Testen Sie mit einem Beispieldatensatz und aktivieren Sie anschließend
Variablen in E-Mails verwenden
Verweisen Sie mit der Syntax {{variable}} auf Daten aus vorherigen Schritten:
Hallo {{trigger.object.firstName}},
Vielen Dank, dass Sie mit uns Kontakt aufgenommen haben!
Ihr Unternehmen, {{trigger.object.company.name}}, ist jetzt in unserem System.
Mit freundlichen Grüßen,
Das Team
Verfügbare Variablen aus Auslösern
| Auslöser-Typ | Häufige Variablen |
|---|
| Datensatz erstellt/aktualisiert | {{trigger.object.fieldName}} |
| Manuell | {{trigger.selectedRecord.fieldName}} |
| Webhook | {{trigger.body.fieldName}} |
Erweitert: Bedingte E-Mails
Beispiel: Unterschiedliche E-Mails basierend auf der Lead-Quelle
Ziel: Senden Sie unterschiedliche Willkommens-E-Mails, je nachdem, woher der Lead stammt.
Einrichtung:
-
Auslöser: Datensatz wird erstellt (Personen)
-
Aktion “Filter” hinzufügen:
- Bedingung:
{{trigger.object.source}} ist gleich "Website"
- Wenn wahr → mit der Website-Willkommens-E-Mail fortfahren
-
Verzweigung für andere Quellen:
- Erstellen Sie parallele Verzweigungen für verschiedene Quellen
- Jede Verzweigung hat ihre eigene Aktion “E-Mail senden”
E-Mails an mehrere Empfänger senden
Beispiel: Team benachrichtigen, wenn ein Deal abgeschlossen wird
Ziel: Senden Sie E-Mails an den Vertriebsmitarbeiter und dessen Manager, wenn eine Verkaufschance gewonnen wird.
Einrichtung:
-
Auslöser: Datensatz wird aktualisiert (Chancen, Phase = “Closed Won”)
-
Datensätze durchsuchen: Finden Sie den Manager des Eigentümers der Verkaufschance
-
E-Mail senden #1: An den Eigentümer der Verkaufschance
- An:
{{trigger.object.owner.email}}
- Betreff:
Glückwunsch zum Abschluss von {{trigger.object.name}}!
-
E-Mail senden #2: An den Manager
- An:
{{searchRecords.manager.email}}
- Betreff:
Deal gewonnen: {{trigger.object.name}}
Geplante Nachfass-E-Mails
Beispiel: 3 Tage nach der Besprechung nachfassen
Ziel: Senden Sie 3 Tage, nachdem eine Besprechung protokolliert wurde, eine Nachfass-E-Mail.
Einrichtung:
-
Auslöser: Datensatz wird erstellt (Aktivitäten, Typ = “Besprechung”)
-
Verzögerungsaktion: 3 Tage warten
-
E-Mail senden:
- An: Besprechungsteilnehmer
- Betreff: Rückmeldung zu unserem Gespräch
- Text: Verweisen Sie auf Besprechungsdetails aus dem Auslöser
Beste Praktiken
E-Mail-Inhalt
- Formulieren Sie Betreffzeilen prägnant und relevant
- Personalisieren Sie mit dem Namen des Empfängers
- Fügen Sie eine klare Handlungsaufforderung hinzu
- Testen Sie E-Mails vor der Aktivierung
Zustellbarkeit
- Senden Sie nicht zu viele E-Mails in zu kurzer Zeit
- Verwenden Sie professionelle E-Mail-Signaturen
- Vermeiden Sie Spam-Trigger-Wörter
- Stellen Sie sicher, dass Marketing-E-Mails eine Abmeldemöglichkeit enthalten
Fehlerbehebung
- Überprüfen Sie, dass das E-Mail-Konto verbunden und aktiv ist
- Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse des Empfängers gültig ist
- Überprüfen Sie Workflow-Ausführungen auf Fehlermeldungen
- Testen Sie zunächst mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse
Bald verfügbar: E-Mail-Anhänge werden im Q1 2026 verfügbar sein.
Verwandt
