Antworten Sie auf eingehende E-Mails in Sekunden — nicht in Stunden. Dieser Workflow verwendet einen KI-Agenten, um Störendes auszufiltern (Newsletter, Spam, automatische Antworten) und eine personalisierte Antwort auf echte Nachrichten zu verfassen und sie dann als Antwort im Thread innerhalb der ursprünglichen Unterhaltung zu senden.
Wie E-Mail-Threading funktioniert
Jede E-Mail enthält einen verborgenen Message-ID-Header — einen eindeutigen Fingerabdruck, der vom Mailserver des Absenders zugewiesen wird. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, setzt Ihr E-Mail-Client einen In-Reply-To-Header, der auf diesen Fingerabdruck verweist. So gruppieren Gmail, Outlook und alle anderen Clients Nachrichten in Threads.
In Twenty wird dieser Fingerabdruck als headerMessageId am Message-Objekt gespeichert. Ihr Workflow greift ihn auf und übergibt ihn an das Feld In-Reply-To der Aktion Send Email.
Den Workflow erstellen
Schritt 1: Neuen Workflow erstellen
Gehen Sie zu Settings -> Workflows und klicken Sie auf + New Workflow.
Schritt 2: Bei eingehenden Nachrichten auslösen
Wählen Sie When a Record is Created und dann Messages.
Jedes Mal, wenn eine E-Mail in Twenty eingeht, wird dies ausgelöst.
Schritt 3: Absender ermitteln
Fügen Sie eine Datensätze suchen-Aktion hinzu.
Die Absenderadresse befindet sich nicht in der Nachricht selbst — sie steht im zugehörigen Datensatz Message Participant.
| Feld | Wert |
|---|
| Objekt | Nachrichtenteilnehmer |
| Filter | Message ist {{trigger.id}} |
| Filter | Rolle ist From |
| Limit | 1 |
handle und den Namen in displayName.
Schritt 4: KI-Triage und Antwortentwurf
Fügen Sie eine AI Agent-Aktion hinzu. Dieser einzelne Schritt erledigt zwei Dinge: Er entscheidet, ob die E-Mail eine Antwort verdient, und falls ja, verfasst er eine.
Verwenden Sie einen Prompt wie:
You are an email triage assistant for a sales team. Read the following
inbound email and decide if it deserves a reply.
Subject: {{trigger.subject}}
Body: {{trigger.text}}
From: {{Find Sender.first.displayName}} ({{Find Sender.first.handle}})
If this email is spam, a newsletter, an automated notification, or
otherwise does not need a human reply, respond with exactly: SKIP
Otherwise, write a short, professional reply (3-4 sentences max) that:
- Acknowledges their specific message
- Lets them know someone from the team will follow up shortly
- Is warm but not overly casual
Respond with only the reply text, no subject line or greeting prefix.
response aus, auf das sich die nächsten Schritte beziehen können.
Schritt 5: Verzweigen anhand der KI-Entscheidung
Fügen Sie eine If/Else-Aktion hinzu, um zu prüfen, ob die KI sich entschieden hat zu antworten oder zu überspringen.
| Feld | Wert |
|---|
| Bedingung | AI Agent response enthält nicht SKIP |
| Wenn wahr | Mit Send Email fortfahren |
| Sonst | Nichts tun (Workflow endet) |
Schritt 6: Eine Antwort im Thread senden
Fügen Sie im “Wenn wahr”-Zweig eine Send Email-Aktion hinzu. Klicken Sie auf Advanced options, dann Add In-Reply-To.
| Feld | Wert |
|---|
| An | {{Find Sender.first.handle}} |
| Betreff | Re: {{trigger.subject}} |
| Body | {{AI Triage & Draft Reply.response}} |
| In-Reply-To | {{trigger.headerMessageId}} |
In-Reply-To erwartet eine message.headerMessageId aus dem Trigger — das ist der eindeutige Fingerabdruck der E-Mail, keine Empfängeradresse. Wenn Sie es leer lassen, wird die E-Mail trotzdem gesendet, nur als eigenständige Nachricht.
Gmail verwendet die Betreffzeile, um Nachrichten in Threads zu gruppieren. Der Betreff muss mit Re: beginnen (einschließlich Doppelpunkt und Leerzeichen), damit Gmail die Antwort im ursprünglichen Thread anzeigt. Ohne dies erscheint die Antwort als separate Unterhaltung — selbst wenn der In-Reply-To-Header korrekt gesetzt ist.
Schritt 7: Testen und aktivieren
Klicken Sie auf Test, und prüfen Sie dann Ihren E-Mail-Client. Die Antwort sollte unter der ursprünglichen Nachricht verschachtelt erscheinen.
Aktivieren Sie ihn, wenn Sie zufrieden sind.
Ideen zum Ausbau
- Nur an VIPs antworten — fügen Sie einen Zweig hinzu, der die Domain des Absenders prüft oder ob er in Twenty als Kontakt existiert
- Nach Absicht routen — verwenden Sie separate AI Agent-Prompts, um Vertriebsanfragen anders zu bearbeiten als Supportanfragen
- Vor der Antwort anreichern — fügen Sie einen Schritt Search Records hinzu, um das Unternehmen oder die Deal-Historie des Absenders in den AI-Prompt zu übernehmen, für persönlichere Antworten
