Rispondi alle email in arrivo in pochi secondi — non ore. Questo flusso di lavoro utilizza un agente IA per filtrare il rumore (newsletter, spam, risposte automatiche) e redigere una risposta personalizzata ai messaggi reali, quindi la invia come risposta in thread all’interno della conversazione originale.
Come funziona il threading delle email
Ogni email include un’intestazione nascosta Message-ID — un’impronta univoca assegnata dal server di posta del mittente. Quando rispondi a un’email, il tuo client di posta imposta un’intestazione In-Reply-To che fa riferimento a quell’impronta. È così che Gmail, Outlook e tutti gli altri client raggruppano i messaggi nei thread.
In Twenty, quell’impronta è memorizzata come headerMessageId sull’oggetto Message. Il tuo flusso di lavoro la recupera e la passa al campo In-Reply-To dell’azione Send Email.
Creazione del flusso di lavoro
Passaggio 1: Crea un nuovo flusso di lavoro
Vai a Impostazioni -> Flussi di lavoro e fai clic su + New Workflow.
Passaggio 2: Imposta il trigger sui messaggi in arrivo
Scegli When a Record is Created e seleziona Messages.
Ogni volta che un’email arriva in Twenty, questo si attiva.
Passaggio 3: Cerca chi l’ha inviato
Aggiungi un’azione Search Records.
L’indirizzo del mittente non è presente sul messaggio stesso — si trova nel record Message Participant correlato.
| Campo | Valore |
|---|
| Oggetto | Partecipanti al messaggio |
| Filtro | Message is {{trigger.id}} |
| Filtro | Role is From |
| Limite | 1 |
handle e il suo nome in displayName.
Passaggio 4: Triage con AI e bozza di risposta
Aggiungi un’azione AI Agent. Questo singolo passaggio fa due cose: decide se l’email merita una risposta e, in tal caso, ne scrive una.
Usa un prompt come:
You are an email triage assistant for a sales team. Read the following
inbound email and decide if it deserves a reply.
Subject: {{trigger.subject}}
Body: {{trigger.text}}
From: {{Find Sender.first.displayName}} ({{Find Sender.first.handle}})
If this email is spam, a newsletter, an automated notification, or
otherwise does not need a human reply, respond with exactly: SKIP
Otherwise, write a short, professional reply (3-4 sentences max) that:
- Acknowledges their specific message
- Lets them know someone from the team will follow up shortly
- Is warm but not overly casual
Respond with only the reply text, no subject line or greeting prefix.
response a cui i passaggi successivi possono fare riferimento.
Passaggio 5: Ramifica in base alla decisione dell’AI
Aggiungi un’azione If/Else per verificare se l’AI ha deciso di rispondere o saltare.
| Campo | Valore |
|---|
| Condizione | AI Agent response does not contain SKIP |
| Se vero | Continua con Send Email |
| Altrimenti | Non fare nulla (il flusso di lavoro termina) |
Passaggio 6: Invia una risposta nello stesso thread
Aggiungi un’azione Send Email nel ramo “if true”. Fai clic su Advanced options, quindi su Add In-Reply-To.
| Campo | Valore |
|---|
| A | {{Find Sender.first.handle}} |
| Oggetto | Re: {{trigger.subject}} |
| Corpo | {{AI Triage & Draft Reply.response}} |
| In-Reply-To | {{trigger.headerMessageId}} |
In-Reply-To si aspetta un message.headerMessageId dal trigger — è l’impronta univoca dell’email, non un indirizzo del destinatario. Se lo lasci vuoto, l’email viene comunque inviata, solo come messaggio autonomo.
Gmail usa l’oggetto per raggruppare i messaggi nei thread. L’oggetto deve iniziare con Re: (inclusi i due punti e lo spazio) affinché Gmail visualizzi la risposta all’interno del thread originale. Senza di esso, la risposta apparirà come una conversazione separata — anche se l’intestazione In-Reply-To è impostata correttamente.
Passaggio 7: Testa e attiva
Fai clic su Test, quindi controlla il tuo client di posta. La risposta dovrebbe comparire annidata sotto il messaggio originale.
Attivalo quando sei soddisfatto.
Idee per sviluppare ulteriormente
- Rispondi solo ai VIP — aggiungi un ramo che controlli il dominio del mittente o se esiste come Contatto in Twenty
- Instrada in base all’intento — usa prompt distinti di AI Agent per gestire le richieste commerciali in modo diverso rispetto a quelle di supporto
- Arricchisci prima di rispondere — aggiungi un passaggio Search Records per inserire nel prompt dell’AI l’azienda del mittente o la cronologia delle trattative per risposte più personalizzate
