Răspunde la e-mailurile primite în câteva secunde — nu în ore. Acest flux de lucru folosește un Agent IA pentru a filtra zgomotul (newslettere, spam, răspunsuri automate) și pentru a redacta un răspuns personalizat la mesajele reale, apoi îl trimite ca răspuns în același fir, în cadrul conversației originale.
Cum funcționează firele de e-mail
Fiecare e-mail are un antet ascuns Message-ID — o amprentă unică atribuită de serverul de e-mail al expeditorului. Când răspundeți la un e-mail, clientul dvs. de e-mail setează un antet In-Reply-To care face referire la acea amprentă. Astfel, Gmail, Outlook și orice alt client grupează mesajele în fire de discuție.
În Twenty, acea amprentă este stocată ca headerMessageId pe obiectul Message. Fluxul dvs. de lucru o preia și o transmite în câmpul In-Reply-To al acțiunii Send Email.
Construirea fluxului de lucru
Pasul 1: Creați un flux de lucru nou
Accesați Settings -> Workflows și faceți clic pe + New Workflow.
Pasul 2: Declanșare la mesajele primite
Alegeți When a Record is Created și selectați Messages.
De fiecare dată când un e-mail ajunge în Twenty, aceasta se declanșează.
Pasul 3: Căutați cine l-a trimis
Adăugați o acțiune Search Records.
Adresa expeditorului nu este în mesajul propriu-zis — se găsește în înregistrarea asociată Message Participant.
| Câmp | Valoare |
|---|
| Obiect | Participanți la mesaj |
| Filtru | Mesajul este {{trigger.id}} |
| Filtru | Rolul este From |
| Limită | 1 |
handle și numele acestuia în displayName.
Pasul 4: Triere cu AI și redactarea răspunsului
Adăugați o acțiune AI Agent. Acest singur pas face două lucruri: decide dacă e-mailul merită un răspuns și, dacă da, redactează unul.
Folosiți un prompt de tipul:
You are an email triage assistant for a sales team. Read the following
inbound email and decide if it deserves a reply.
Subject: {{trigger.subject}}
Body: {{trigger.text}}
From: {{Find Sender.first.displayName}} ({{Find Sender.first.handle}})
If this email is spam, a newsletter, an automated notification, or
otherwise does not need a human reply, respond with exactly: SKIP
Otherwise, write a short, professional reply (3-4 sentences max) that:
- Acknowledges their specific message
- Lets them know someone from the team will follow up shortly
- Is warm but not overly casual
Respond with only the reply text, no subject line or greeting prefix.
response, la care pot face referire pașii următori.
Pasul 5: Ramificați în funcție de decizia AI
Adăugați o acțiune If/Else pentru a verifica dacă AI a decis să răspundă sau să o omită.
| Câmp | Valoare |
|---|
| Condiție | AI Agent response nu conține SKIP |
| Dacă este adevărat | Continuați la Send Email |
| Altfel | Nu faceți nimic (fluxul de lucru se încheie) |
Pasul 6: Trimiteți un răspuns în același fir
Adăugați o acțiune Send Email pe ramura “if true”. Faceți clic pe Advanced options, apoi pe Add In-Reply-To.
| Câmp | Valoare |
|---|
| Către | {{Find Sender.first.handle}} |
| Subiect | Re: {{trigger.subject}} |
| Body | {{AI Triage & Draft Reply.response}} |
| In-Reply-To | {{trigger.headerMessageId}} |
In-Reply-To necesită un message.headerMessageId din declanșator — este amprenta unică a e-mailului, nu o adresă a destinatarului. Dacă îl lăsați necompletat, e-mailul se trimite în continuare, doar ca un mesaj independent.
Gmail folosește subiectul pentru a grupa mesajele în fire de discuție. Subiectul trebuie să înceapă cu Re: (inclusiv două puncte și spațiu) pentru ca Gmail să afișeze răspunsul în cadrul firului original. Fără acesta, răspunsul va apărea ca o conversație separată — chiar dacă antetul In-Reply-To este setat corect.
Pasul 7: Testați și activați
Apăsați Test, apoi verificați clientul de e-mail. Răspunsul ar trebui să apară sub mesajul original.
Activați când sunteți mulțumit(ă) de rezultat.
Idei pe care să le dezvoltați
- Răspundeți doar VIP-urilor — adăugați o ramură care verifică domeniul expeditorului sau dacă acesta există ca Contact în Twenty
- Dirijați în funcție de intenție — folosiți prompturi AI Agent separate pentru a trata diferit solicitările de vânzări față de cererile de asistență
- Îmbogățiți înainte de a răspunde — adăugați un pas Search Records pentru a include compania expeditorului sau istoricul tranzacțiilor în promptul AI, pentru răspunsuri mai personalizate
