Casos de Uso de Ingesta de Datos
Envíos de Formularios Web
Problema: Necesitas capturar clientes potenciales desde formularios web, páginas de destino o formularios de contacto directamente en Twenty. Solución: Usa disparadores de webhook para crear automáticamente registros a partir de los envíos de formularios. Configuración:- Crea un flujo de trabajo con un disparador de webhook
- Configura el webhook para esperar datos del formulario (nombre, correo electrónico, empresa, etc.)
- Establece el método del webhook en POST
- Define la estructura esperada del cuerpo en el disparador
- Buscar Registros para verificar si la persona/empresa ya existe
- Rama: Si existe → Actualizar Registro, Si no → Crear Registro
- Crear Registro para la tarea de seguimiento asignada al representante de ventas
- Enviar notificación por correo electrónico al equipo de ventas
Sincronización de Datos de Productos
Problema: Tu equipo de ventas necesita visibilidad sobre el uso del producto, facturación o datos de adopción de características almacenados en tu almacén de datos. Solución: Sincroniza regularmente los datos del producto en Twenty para proporcionar contexto a los vendedores sobre sus cuentas. Disparador: Según un horario (diario o semanal) Acciones:- Solicitud HTTP a tu API de almacén de datos
- Acción de código para procesar y dar formato a los datos
- Usa la función Iterador para los siguientes pasos
- Buscar Registros para encontrar registros de empresas coincidentes
- Actualizar Registro para agregar métricas de uso del producto
- Crear Registro para tareas cuando el uso cae por debajo del umbral
Notas de Reunión de Grabadores de Llamadas
Problema: Se pierden conocimientos importantes de las llamadas de ventas o no se documentan adecuadamente en el CRM. Solución: Crea automáticamente notas y elementos de acción a partir de los sistemas de grabación de llamadas. Disparador: Webhook (de la plataforma de grabación de llamadas) Acciones:- Acción de código para extraer el resumen de la reunión y los elementos de acción
- Buscar Registros para encontrar la oportunidad o contacto relacionado
- Crear Registro para una nota con el resumen de la reunión
- Crear Registro para tareas de seguimiento basadas en elementos de acción
- Enviar correo electrónico a los asistentes con el resumen y los siguientes pasos
Enriquecimiento de Datos
Problema: Tus registros de contacto y empresa carecen de información demográfica y firmográfica importante. Solución: Enriquece automáticamente los registros utilizando proveedores de datos externos. Disparador: Se crea un Registro (objeto Personas o Empresas) Acciones:- Solicitud HTTP a la API de enriquecimiento
- Acción de código para procesar la respuesta de enriquecimiento
- Usa la función Iterador para los siguientes pasos
- Actualizar Registro con información adicional de la empresa/contacto
- Crear Registro para tarea de ventas si se identifica un prospecto de alto valor
- Enviar alerta por correo electrónico si el enriquecimiento revela señales clave de compra
Casos de Uso de Distribución de Datos
Gestión de Suscriptores de Boletines
Problema: Deseas enviar correos electrónicos de marketing a segmentos específicos de tus datos de CRM utilizando herramientas de email especializadas. Solución: Exporta listas de suscriptores a tu plataforma de marketing por correo electrónico cuando sea necesario. Configuración: Crea una vista en Twenty con todos los destinatarios del boletín informativo. Disparador: Lanzar Manualmente (cuando no se selecciona ningún registro) Acciones:- Buscar Registros usando los criterios de vista del boletín informativo
- Código de acción para formatear direcciones de correo electrónico para tu plataforma de correo electrónico
- Solicitud HTTP para agregar suscriptores a tu herramienta de marketing por correo electrónico
- Crear Registro para el seguimiento de la campaña
- Enviar confirmación por correo electrónico al equipo de marketing
Disparadores de Secuencia de Correo Electrónico
Problema: Deseas activar secuencias de correos sofisticadas basadas en eventos de CRM utilizando herramientas de automatización de correo electrónico dedicadas. Solución: Envía nuevos clientes potenciales o clientes a tu plataforma de automatización de correos cuando ocurren eventos específicos. Disparador: Se crea un Registro (objeto Personas con criterios específicos) Acciones:- Código de acción para determinar la secuencia de correo electrónico apropiada
- Solicitud HTTP para agregar contacto a la plataforma de automatización de correos
- Actualizar Registro para rastrear la inscripción a la secuencia
- Crear Registro para la tarea de seguimiento para monitorear la participación
Integración de Puntuación de Clientes Potenciales
Problema: Necesitas una puntuación sofisticada de clientes potenciales que combine datos de CRM con señales externas. Solución: Envía datos de clientes potenciales a herramientas de puntuación externas o implementa lógica de puntuación dentro de los flujos de trabajo. Opción 1 - Herramienta Externa: Disparador: Se actualiza un Registro (objeto Personas) Acciones:- Solicitud HTTP para enviar datos de clientes potenciales a la plataforma de puntuación
- Código de acción para procesar la respuesta de puntuación
- Actualizar Registro con la puntuación del cliente potencial
- Crear Registro para la tarea de ventas si la puntuación supera el umbral
- Código de acción con algoritmo de puntuación (tamaño de la empresa, industria, comportamiento)
- Actualizar Registro con puntuación calculada
- Enviar alerta de correo electrónico al representante de ventas para clientes potenciales con alta puntuación
Generación de Facturas
Problema: Cuando las negociaciones se cierran, es necesario actualizar el sistema de facturación con la información del cliente y del negocio. Solución: Envía automáticamente los datos del negocio a tu sistema de facturación cuando se ganan oportunidades. Disparador: Se actualiza un Registro (objeto Oportunidades, Etapa = “Cerrado Ganado”) Acciones:- Buscar Registros para obtener información completa del cliente
- Código de acción para formatear datos para el sistema de facturación
- Solicitud HTTP para crear cliente en la plataforma de facturación
- Solicitud HTTP para generar factura
- Actualizar Registro para almacenar referencia de la factura
- Enviar correo electrónico al equipo de finanzas con detalles de la factura
Patrones Avanzados de Integración
Sincronización Bidireccional
Problema: Necesitas mantener los datos sincronizados entre Twenty y otro sistema en ambas direcciones. Solución: Combina flujos de trabajo programados con disparadores de Webhooks para sincronización en tiempo real. Desde Twenty a Sistema Externo: Disparador: Se actualiza un Registro (cualquier objeto relevante) Acciones:- Solicitud HTTP para actualizar sistema externo
- Actualizar Registro para rastrear estado de sincronización y marca de tiempo
- Buscar Registros para encontrar registro coincidente
- Actualizar Registro con datos nuevos del sistema externo
- Crear Registro para la tarea de resolución de conflictos si es necesario
Procesamiento de Datos en Múltiples Etapas
Problema: Los datos de fuentes externas necesitan un procesamiento complejo antes de poder ser utilizados en Twenty. Solución: Utiliza acciones de código para la transformación y validación de datos. Disparador: Webhook o En un Horario Acciones:- Código de acción para validar el formato de los datos entrantes
- Código de acción para transformar la estructura de datos
- Código de acción para aplicar reglas de negocio y cálculos
- Buscar Registros para verificar duplicados
- Crear o Actualizar Registro con datos procesados
- Enviar alerta por correo electrónico si se detectan problemas de calidad de datos
Consejos de Implementación
- Almacena las claves API de manera segura en Configuración → API y Webhooks
- Usa HTTPS para todas las llamadas a API externas
- Sé consciente de los límites de tasa de API - usa flujos de trabajo programados cuando sea posible
- Considera actualizaciones por lotes “En un Horario” cuando el procesamiento en tiempo real no sea necesario
- Recuerda el límite de 100 flujos de trabajo concurrentes por espacio de trabajo - usa “Disponibilidad en Lote” para disparadores manuales cuando se procesan múltiples registros (ver Características de Flujos de Trabajo para más detalles)
- Prueba con datos de muestra antes de activar flujos de trabajo