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Remarque : Pour connecter vos comptes e-mail et configurer les paramètres de synchronisation, rendez-vous sur Configuration des e-mails et calendriers.

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Comment fonctionne l’intégration des emails

Twenty lie automatiquement les emails de vos boîtes aux lettres connectées aux enregistrements CRM pertinents, gardant tout l’historique de communication en un seul endroit.

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Où trouver les emails

Les conversations par email apparaissent dans trois objets principaux :
  • Personnes : Afficher tous les emails échangés avec un contact spécifique
  • Entreprises : Voir tous les emails relatifs à une entreprise et à ses employés
  • Opportunités : Accéder aux discussions email relatives à l’entreprise liée à cette opportunité. Les discussions par email des individus de l’opportunité ne sont pas encore affichées.

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Consulter les discussions email

  1. Naviguer jusqu’à un enregistrement : Allez sur n’importe quel enregistrement de Personne, Entreprise ou Opportunité
  2. Sélectionner l’onglet Emails : Cliquez sur l’onglet Emails pour voir les e-mails synchronisés
  3. Ouvrir une discussion email : Cliquez sur n’importe quel email pour ouvrir et lire la conversation complète
  4. Parcourir l’historique : Faites défiler tout l’historique email avec ce contact

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Ce que vous verrez

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Vue de la discussion email

Lorsque vous ouvrez une discussion par email, vous pouvez :
  • Lire les Conversations Complètes : Voir l’échange email complet
  • Voir les Participants : Voir toutes les personnes impliquées dans la discussion par email
  • Vérifier les Horodatages : Savoir exactement quand chaque email a été envoyé
  • Accéder au Contexte : Comprendre l’historique complet de la communication

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Visibilité des emails

En fonction de vos paramètres de boîte aux lettres, vous pourriez voir :
  • Contenu Complet : Texte et détails email complets
  • Sujet + Métadonnées : Ligne d’objet, expéditeur, destinataire et horodatage
  • Métadonnées Seulement : Informations de base sans contenu email

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Comportement de synchronisation des emails

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Ce qui est synchronisé

  • Emails Externes : Tous les e-mails avec des contacts en dehors de votre organisation
  • Lien Automatique : Les emails connectent aux enregistrements existants de Personnes et d’Entreprises
  • Adresses Multiples : Les emails de n’importe quelle adresse se lient au même enregistrement de contact
  • Mises à jour : Les nouveaux e-mails apparaissent dans les 5 minutes

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Ce qui n’est pas synchronisé

  • Emails Internes : Les e-mails entre collègues (même domaine) restent privés
  • Emails de Groupe : Les listes de distribution et les e-mails de groupe sont exclus
  • Dossiers Exclus : Les dossiers que vous avez choisi de ne pas synchroniser (configurés sous Paramètres → Comptes → Email)

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Synchronisation Sélective des Dossiers (Fonction de Laboratoire)

Contrôlez quels dossiers e-mail sont synchronisés avec Twenty :
  1. Activez Message Folder dans Paramètres → Versions → Laboratoire
  2. Configurez les dossiers sous Paramètres → Comptes → Email
  3. Choisissez des dossiers spécifiques à inclure ou exclure (Boîte de réception, Envoyés, Archive, dossiers personnalisés)

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Dépannage de la synchronisation des e-mails

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Problèmes Courants de Synchronisation

  • Retards de Synchronisation : Les emails apparaissent dans les 5 minutes, mais les importations initiales prennent plus de temps
  • Emails Manquants : Vérifiez si :
    • Les dossiers sont exclus dans les paramètres de Message Folder
    • La création automatique de contacts est désactivée (les e-mails nécessitent des enregistrements existants dans Twenty)
    • L’e-mail provient des collègues (même domaine) ou des listes de groupe
    • La boîte aux lettres termine toujours la synchronisation initiale

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Limitations des e-mails

  • Dossiers Systèmes : Certains dossiers d’e-mail peuvent ne pas être disponibles pour la synchronisation
  • Alias : Seules les véritables boîtes aux lettres peuvent être connectées (non pas des alias d’email)

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Intégration du Calendrier

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Onglet Calendrier

À côté de l’onglet Emails, vous trouverez un onglet Calendrier contenant l’historique des réunions prévues avec l’enregistrement. Disponible pour :
  • Personnes : Voir toutes les réunions prévues avec un contact spécifique
  • Entreprises : Voir toutes les réunions liées à une entreprise et à ses employés
  • Opportunités : Accéder à l’historique des réunions liées à l’entreprise associée à cette opportunité
Paramètres de Visibilité : Les données de calendrier suivent les mêmes paramètres de visibilité que les e-mails, assurant des contrôles de confidentialité cohérents.

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Consulter l’Historique des Réunions

  1. Naviguer jusqu’à un enregistrement : Allez sur n’importe quel enregistrement de Personne, Entreprise ou Opportunité
  2. Sélectionner l’onglet Calendrier : Cliquez sur l’onglet Calendrier à côté de l’onglet Emails
  3. Parcourir l’Historique des Réunions : Voir toutes les réunions prévues et leurs détails
  4. Accéder au Contexte des Réunions : Voir les participants aux réunions, les horaires et les informations connexes