工作流程功能

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工作流程觸發器

工作流程總是從單一的觸發器開始以定義自動化應該何時運行。

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記錄被創建

當在選定的對象（人員、公司、機會或自定義對象）中創建新記錄時啟動工作流程。 配置：選擇要監控的新記錄對象類型。

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記錄被更新

當對現有記錄進行更改時啟動工作流程。 配置：

• 選擇對象類型
• 可選地指定要監控更改的字段

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記錄被更新或創建

當在選定對象中創建或更新記錄時啟動工作流程。 為什麼這很重要：此觸發器尤其有幫助，因為通過不同方法創建的記錄行為有所不同：

• API/CSV導入：記錄將立即以所有字段填充
• 手動創建：記錄首先創建，然後在後續更新中添加字段

配置：

• 選擇要監控的對象類型
• 可選地指定要監控更改的字段
• 工作流程將在初次創建和任何後續更新時觸發

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記錄被刪除

當對象中的記錄被刪除時啟動工作流程。 配置：選擇要監控刪除的對象類型。

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手動啟動

當由用戶操作觸發時啟動工作流程。 此觸發器可以通過Cmd+K菜單或頂部導航欄中的自定按鈕訪問。 可用性配置： 選擇工作流程如何處理記錄選擇：

• Global: No record is required to trigger this workflow. 該工作流程從任何位置（任何對象）觸發，不使用記錄作為輸入。
• Single: The selected record(s) will be passed to your workflow. 這是針對給定對象進行配置的。 在觸發工作流程之前，可以選擇多個記錄。 工作流程將根據選擇的記錄數目運行多次。
  You cannot run more than 100 workflows in parallel at any given time.
• Bulk: The selected record(s) will be passed to your workflow. 這是為給定對象配置的。 在觸發工作流程之前，可以選擇多條記錄。 工作流程將僅運行一次，將整個記錄列表作為輸入。 這意味着工作流程需要包含一個迭代器操作。 這對於想要優化或限制工作流程運行次數的人來說是最好的選擇。

附加配置：

• 選擇目標對象（適用於單一和批量可用性）
• 為工作流程觸發器選擇命令圖標
• 設置導航欄的位置（釘住或未釘住）

訪問方法：

• 使用 Cmd+K 菜單查找並啟動手動工作流程
• 在頂部導航欄中添加自定義按鈕（如已配置）

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按排程執行

根據您定義的方式定期啟動工作流程。 配置：

• 選擇時間單位（分鐘、小時、天數）
• 輸入值或使用自定義 cron 表達式進行高級排程

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Webhook

當從外部服務接收到 GET 或 POST 請求時啟動工作流程。 配置：

• 接收一個唯一的 webhook URL
• 對於 POST 請求，定義預期的主體結構
• 如有需要，配置身份驗證

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工作流程動作

動作定義了觸發發生後的操作。 您可以將多個動作串接在一起。

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創建記錄

將新記錄添加到選定的對象中。 配置：

• 選擇目標對象
• 填寫必填和可選字段
• 使用上一步中的數據填充字段

輸出：新創建的記錄數據可供在後續步驟中使用。

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更新記錄

修改選定對象中的現有記錄。 配置：

• 選擇目標對象
• 選擇要更新的具體記錄
• 選擇要修改的字段並輸入新值

輸出：更新的記錄數據可供在後續步驟中使用。

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刪除記錄

從選定的對象中移除記錄。 配置：

• 選擇目標對象
• 選擇要刪除的具體記錄

輸出：已刪除的記錄數據仍可供在後續步驟中使用。

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搜索記錄

使用篩選條件在選定對象中查找記錄。 配置：

• 選擇要搜尋的對象
• 設置篩選標準以縮小結果範圍
• 配置排序和限制

輸出：返回匹配的記錄，可以在後續步驟中使用。 最佳实践: 在搜索記錄後使用分支處理“找到”或“未找到”的情況。

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迭代器

遍歷從前一步返回的記錄數組，允許您對每個記錄執行操作。 配置：

• 選擇來自前一步的記錄數组（例如，搜索記錄結果）
• 定義在循環中對每個記錄執行的動作
• 配置變數名稱以引用迭代中的每個記錄

例子：搜索記錄返回 5 個人，然後使用迭代器發送電子郵件給每個人或個別更新每個記錄。 注意：迭代器目前處於測試階段。 在 設置 → 版本 → 實驗室下激活。

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篩選

根據指定條件篩選記錄數組，只允許符合條件的記錄通過。 配置：

• Select the array of records to filter
• Define filter conditions and criteria
• 配置哪些記錄應該傳遞到後續步驟

輸出：只返回符合指定篩選條件的記錄。

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發送電子郵件

從您的工作流程發送電子郵件。 先決條件：在 設置 > 帳戶中添加電子郵件帳戶 配置：

• 輸入收件人的電子郵件地址
• Set subject line
• 撰寫郵件正文
• 引用來自上一步的變量以個性化

注意：電子郵件附件將於 2026 年第一季度提供。

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代碼

在您的工作流程中運行自定義 JavaScript。 配置：

• 在編輯器中編寫 JavaScript 代碼
• 訪問來自前一步的變量
• 返回變量以供後續步驟使用
• 在步驟中直接測試代碼

Access: Manage API keys in Settings → API & Webhooks

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表單

在工作流程執行期間提示表單以收集用戶輸入。 配置：

• Define input fields with types, labels, and placeholders
• 配置驗證規則
• Set form title and description

輸出：表單回應可用於後續步驟。

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HTTP請求

作為工作流程的一部分向外部 API 發送請求。 配置：

• 輸入 API 端點 URL
• 選擇 HTTP 方法（GET、POST、PUT、PATCH、DELETE）
• 添加必需的標頭和值
• 為 POST/PUT/PATCH 請求包含請求正文
• Provide sample response for structure preview

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Workflow Management

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創建工作流程

1. Click ”+ Add a Workflow” to begin
2. 點擊”未命名”為您的工作流程命名
3. 選擇並配置工作流程觸發器
4. Add actions to your workflow
5. 測試並迭代
6. 完成編輯後，啟用您的工作流程（目前處於草稿模式）

如果您看不到工作流程部分，這是由於權限問題。 聯繫您的工作區管理員以授予您訪問工作流程的權限。

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工作流程狀態

• 草稿：正在編輯，尚未發布
• 活動：實時版本響應觸發
• 停用：以前活動但手動停止
• 歸檔：保留的過去版本

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激活工作流程

點擊 激活 以將草稿發布為新版本。 這使工作流程具備在被觸發時運行的資格，但不會立即執行。

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測試工作流程

激活前使用以下方法測試工作流程：

• 手動觸發（無記錄選擇時）
• 個別動作測試（特別是代碼動作）
• 草稿模式測試，不會激活工作流程

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Workflow 運行

A Run is a record of workflow execution containing:

• 狀態（成功、失敗、運行中）
• 每個步驟的輸出數據
• 作者和時間軸
• 如適用，錯誤信息

查看運行：

• 在工作流程編輯器中檢查 運行 面板
• 打開 工作流程運行 視圖以監控所有工作流程

性能提示：隱藏“所有工作流程”頁面及其他工作流程頁面中的工作流程運行，以提高加載性能，因為大量運行可能會導致頁面加載變慢。

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版本歷史

• 在 版本 旁檢視所有版本
• 點擊任意版本查看詳細信息
• 使用 用作草稿 恢復以前的版本
• 處理草稿衝突的覆蓋選項或返回選項

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最佳實踐

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工作流程的組織

• 描述性名稱：使用清晰、具體的工作流程名稱
• 步驟命名：重命名步驟以描述其功能
• 文件：在代碼操作中添加註釋
• 分類：邏輯地將相關工作流程分組
• 自定義字段：在數據模型中的工作流程對象中添加字段（類似於其他對象）以用自定義屬性組織和分類工作流程

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性能優化

• 最小化 API 調用：如果可能，進行批量操作
• 有效搜尋：使用特定的篩選標準
• 錯誤處理：規劃失敗場景
• 速率限制：尊重外部 API 的限制

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數據流管理

• 分支邏輯：在搜索記錄後使用分支
• 變量使用：活用上一步中的數據
• 數據驗證：在代碼操作中驗證輸入
• 字段映射：仔細規劃數據轉換

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監控和維護

• Regular Monitoring: Check workflow runs for errors
• 性能評審：分析執行時間和成功率
• 更新管理：在草稿中測試更改，然後再激活
• 團隊協調：為團隊成員記錄工作流程

查看我們的內部自動化以及外部工具集成指南中的這些功能的實例。