Dostávání dat do vašeho CRM
Když začnete používat Twenty, budete chtít dostat své kontakty a společnosti do systému. There are several ways to populate your CRM depending on your workflow and data sources.Ruční vstup
Nejpřímější přístup je přidávat záznamy přímo přes rozhraní Twenty. Přejděte do sekceLidé a klikněte na tlačítko + pro přidání nového kontaktu. Vyplňte jejich jméno, e-mail, telefon a propojte je s jejich společností. Pro společnosti přejděte do sekce Společnosti a přidejte informace o organizaci: název společnosti, doménu, obor a velikost.
Pole domény je zvláště důležité pro identifikaci společnosti, a pole e-mailu je nezbytné pro identifikaci osoby.
CSV importy
Když máte stávající data z tabulek nebo jiných systémů, CSV import je vaší nejrychlejší možností. Můžete připravit data v Excelu nebo Google Tabulkách a poté je všechny najednou nahrát. Toto je obzvláště užitečné při přechodu z jiného CRM nebo když někdo sleduje kontakty v tabulkách. Náš průvodce Import/export dat vás provede tímto procesem.Automatizované zachytávání dat
Pro průběžné generování potenciálních zákazníků můžete nastavit automatizované pracovní postupy, které přivádějí data přímo do Twenty: Webové formuláře: Když někdo vyplní formulář na vašem webu, můžete jej nakonfigurovat tak, aby informace automaticky odeslal do Twenty. Odeslání formuláře spustí webhook, který aktivuje pracovní postup v Twenty a vytvoří nový záznam kontaktu bez jakékoliv ruční práce. Integrace s jinými systémy: Pokud používáte jiné obchodní nástroje, můžete je připojit k Twenty pomocí API volání a pracovních postupů. Tímto způsobem můžete automaticky synchronizovat data mezi systémy: například přinést nové zákazníky z vašeho fakturačního systému nebo potenciální zákazníky z vaší marketingové platformy. Chcete-li se dozvědět více o nastavení těchto automatizovaných datových toků, podívejte se do naší sekce Pracovní postupy.Synchronizace e-mailů a kalendáře
Když propojíte svou poštovní schránku a kalendář s Twenty, systém může automaticky vytvářet záznamy Osob a Společností pro lidi, které emailujete nebo se s nimi setkáváte. Pokud pošlete e-mail někomu, kdo ještě není ve vašem CRM, Twenty může vytvořit nový záznam Osoby pro tuto osobu. Stejné se děje, když si prostřednictvím svého kalendáře naplánujete schůzku s novými kontakty. Toto je obzvláště užitečné pro obchodní a rozvojové týmy, které se neustále setkávají s novými lidmi. Instead of manually adding every new contact, Twenty captures them automatically as you communicate. Naučte se, jak to nastavit v našem průvodci E-maily a Kalendáře.Snižování ruční práce
I když data přidáváte ručně, můžete použít pracovní postupy k zefektivnění procesu. Například můžete nastavit automatizaci, která přiřazuje nové kontakty týmovým členům podle jejich polohy, nebo automaticky vytváří úlohy následného sledování, když jsou přidány určité typy kontaktů.Organizace vašich kontaktů
Udržování dat jednoznačných a přehledných
Twenty automaticky prosazuje jednoznačnost, aby vaše data zůstala organizovaná. Každá e-mailová adresa člověka slouží jako jedinečný identifikátor: nemůžete mít dvě osoby se stejným e-mailem. Podobně jsou domény společností jedinečné, takže omylem nevytvoříte duplicity společností. Pokud vaše firma potřebuje jiné pole být jedinečné (jako telefonní čísla nebo referenční kódy), můžete to nastavit ve vašem datovém modelu. Přejděte do sekce Datový model, abyste se dozvěděli, jaké další jedinečné údaje můžete nastavit dle vašich potřeb.Řešení duplikátů
Někdy skončíte s duplikovanými záznamy. Twenty má funkci sloučení pro Osoby a Společnosti: můžete sloučit duplikované záznamy, abyste udrželi databázi přehlednou, aniž byste ztratili informace. Chcete-li sloučit záznamy, vyberte 2 záznamy, otevřete příkazové menuCmd+K na Macu, Ctrl+K na Windows a klikněte na Sloučit záznamy.
Vytváření hierarchií společnosti
Pokud pracujete s velkými organizacemi, které mají pobočky nebo více divizí, můžete vytvářet vztahy mezi společnostmi. Nastavte pole vztahu mezi záznamy Společnosti, abyste mapovali tato propojení. To vám pomůže pochopit celou organizační strukturu, se kterou jednáte.Přizpůsobení vašich pohledů
Různí členové týmu mohou potřebovat vidět různé informace. Můžete vytvořit vlastní pohledy, které zobrazují různé sloupce pro různé účely: možná váš obchodní tým potřebuje vidět fáze obchodu, zatímco váš podpůrný tým se zaměřuje na detaily kontaktu. Více se o tom dozvíte v našem článku Řízení pohledů.Práce se záznamy
Co najdete v každém záznamu
Když otevřete záznam Osoby nebo Společnosti, uvidíte všechny jejich informace uspořádané v záložkách:- Pole: Základní informace jako jméno, e-mail, telefon a jakákoliv přidaná vlastní pole
- Vztahy: Ukazuje spojení mezi tímto záznamem a záznamy z jiných objektů
- Časová osa: Chronologický přehled všech interakcí a aktualizací tohoto záznamu
- Úkoly: Jakékoliv úkoly následného sledování související s tímto kontaktem
- Poznámky: Poznámky a pozorování týmu ohledně této osoby nebo společnosti
- Soubory: Dokumenty a přílohy související s tímto záznamem
- E-maily: E-mailové vlákna s tímto kontaktem (když váš tým připojil své poštovní schránky)
- Kalendář: Schůzky a schůze s tímto kontaktem
Přidání potřebných polí
Standardní pole nemusí zachytit vše důležité pro vaše podnikání. Pokud potřebujete další informace jako segmenty zákazníků, zdroje doporučení nebo údaje specifické pro odvětví, můžete přidat vlastní pole nebo upravit stávající. Přejděte do naší sekce Datový model a zjistěte, jak přizpůsobit vaše nastavení.Správa smazaných záznamů
Když odstraníte záznam ve Twenty, není navždy pryč. Záznamy jsou “soft smazány”, což znamená, že jsou skryty, ale mohou být obnoveny, pokud je to potřeba. Pro přístup k smazaným záznamům otevřete příkazové menuCmd+K na Macu, Ctrl+K na Windows a klikněte na Zobrazit smazané záznamy. Odtud můžete buď obnovit záznamy, nebo je trvale smazat, pokud jste si jisti, že je nepotřebujete.
Tato bezpečnostní síť vám umožňuje vyčistit vaši databázi bez obav z náhodné ztráty důležitých informací.